レセプションなどでお店のファンを獲得する

レセプションは「問題発見」としても有効

　レセプションとは、店舗の開業までにお世話になった方々を招いて開催する店舗の「お披露目会」です。お招きするのは、お店の工事中に迷惑を掛けてしまった近隣の店舗の方や近所の住民、内外装工事を担当した業者や食材の仕入れ先、他店での修行経験があれば修行したお店の店主や同僚、そのほか町内の自治会長や町内会長の役員の方々です。招待客が多い場合は数日に掛けて行い、店舗のお披露目や開業の挨拶を行います。
　しかし、レセプションはお披露目だけが目的ではなく、オープン前の最後の実践トレーニングの場としても有効です。研修やトレーニングの成果を試す貴重な機会となり、オープンしてからと同等のオペレーションを行うことで、問題発見の場としても役立ちます。 接客の内容や料理の味、盛り付けの完成度、提供スピードなどに問題がないかチェックしましょう。完成したばかりの店舗で、まだ面識の浅いスタッフ同士が連携して臨むとなると、上手くいかないことも多々出てきます。そういった問題点を発見し、開業当日までに改善を図りましょう。

レセプションやプレオープンの意味

　レセプションはお披露目の場で関係者のみを招待しますが、プレオープンは試験的とはいえ実際にお客様にご来店いただいて営業を行います。それぞれどういった意味があり、どう進行するのか詳しく見ていきましょう。

＜レセプション＞
●レセプションを行う目的は？
　開業までにお世話になった方々に「感謝を伝える」ことと、開店後も引き続きの「支援をお願いする」ことに尽きます。店舗を披露しながら、招待客をもてなすことが第一前提です。レセプションは問題発見の場としても有効ですが、決して練習台ではありません。招待した方が不快に思わないよう、おもてなしの心と緊張感を持って開催しましょう。

●レセプション開催の流れ

●レセプションを行うタイミング
　オープン直前にレセプションを行うのはできるだけ避けましょう。せっかく問題発見の場として有効であるのに、課題を解決するための期間がなければ問題は解消しないままオープン日を迎えてしまいます。また、オープン直前は何かとバタバタしてしまいがちなので、一週間前から３日前までに行うのがベターです。

●招待客の適正な人数
　レセプションで招待するのは、開業までにお世話になった方々とこれからお世話になる方々に限られますが、具体的にどの程度の人数を招待すればよいのでしょうか？
　基本的には店舗で用意している席数を目安とすべきですが、レセプションは時間内に入れ代わり立ち代わりで招待客が訪れることが多いです。そのため、ある程度混雑は分散されると思いますが、多くても席数×1.5倍の人数程度に留めておくのが良いでしょう。スタンディング形式でパーティーのようなレセプションを行うのであれば、もう少し人数を増やしても良いかもしれません。目安より招待客数が大幅に多い場合は、数日にわけて行うとよいでしょう。せっかくお祝いに来たのに混んでいてお店に入れないのでは、招かれた方も困惑してしまいます。

●レセプションの費用は？
　通常営業と同じく、好きなメニューを注文していただく形式でも、あらかじめフードとドリンクを用意しておくパーティー形式でも、どちらも無料にすべきです。感謝を伝え、もてなす場ですからお客様からお代はいただかないようにしましょう。お帰りの際には、周りの方々に宣伝してもらうためにサービス券や記念の品などを渡すとより好印象を残せます。
　招待客の中には、お祝いの品を持ってきてくださることもあります。事前にお断りの由を伝えておくべきですが、それでも頂いてしまった場合を考えて保管場所も決めておきましょう。お祝いをいただいた際は、オープン後にお礼の電話やお手紙を出すことも忘れないでください。

＜プレオープン＞
●プレオープンを行う目的は？
　プレオープンは、その名の通り試験的な営業です。グランドオープンを前に、お客様をお迎えできる準備ができているか、お客様に満足いただける内容に仕上がっているかなどを確認しながら試験的に営業します。プレオープンは多少のミスがあっても大目に見てもらえるラストチャンス。よりレベルの高いオペレーションに仕上げるために、プレオープンの期間を長期に設定したり、営業時間を短縮、提供メニューを少なくするなどしてオペレーションの底上げをはかる店舗もあります。

●プレオープンで注視すべき５つのオペレーション
①仕入れ、食材・備品の配置
　食材の仕入れが十分かを確認しましょう。営業が始まると、店側の予想とは異なるメニューがたくさんオーダーされることがあります。食材の仕入れが適切かどうか、プレオープンを通して確認しましょう。また、食材やドリンク、調理器具などが使いやすい配置になっているかどうかも確認してください。何をどこにしまったかわからないような状況だと、オーダーの提供時間も遅れてしまいます。使う頻度を把握しながら、最適な配置になるよう調整してください。

②キッチン
　オーダーされたメニューを正確に、均一に提供できているか確認しましょう。作る人が異なったり、オーダーされたタイミングによって、味や量・品質が変わってしまうのは問題です。作業手順をマニュアル化し、料理の味を落とさないよう徹底してください。また、ガスコンロやオーブン、フライヤーなどが適切に作動しているかどうかも確認してください。衛生面に問題がないかチェックすることも重要です。

③接客
　お客様が来店したときの挨拶から、おしぼりやお冷などの初期サーブ、オーダーをミスなくとることができているかなど、一連の接客オペレーションをチェックしてください。また、トラブルが発生したときの対応についても都度確認するようにしましょう。対処法や注意事項を決めたらマニュアルに記載するなどして、スタッフ全員に周知させることが大切です。

④会計処理
　食券販売機を使用している場合は、販売機の使い方をマスターしておきましょう。不具合が起きたときの対応も重要です。もし、販売機の使用を一時的に停止する必要がある場合、どのように会計を行うかもあらかじめ決めておく必要があります。現金の場合はつり銭の準備、カード決済の場合は決済端末の使い方の周知を怠らないようにしましょう。学生アルバイトなどは領収書の書き方がわからない場合もあります。お金の扱いにミスは許されないので、前もって不明点や懸念点がないか確認するようにしてください。

⑤開店前・閉店前作業
　開店前の準備、閉店後の片付けなどが十分に行なえているか確認しましょう。仕込みが間に合っていない、掃除が不十分という事態は避けなければなりません。余裕を持ってお客様を迎えられるよう、開店前・閉店後のオペレーションが適切か確認してください。

アンケートからヒントを得る

　レセプションやプレオープンの場で、可能であればアンケートを実施しましょう。完成した店舗の雰囲気、メニューの味や質、接客の印象などに対し、率直な意見を求めてください。お客様の意見は、お店が掲げたコンセプトに反していないか、お客様のニーズに応えられているか、また来たいと思えるお店になっているかどうかを確認する大切な指標になります。
　叱咤激励など様々な意見が寄せられると思いますが、真摯に受け止め、改善すべきところは早急に対処して、お店のレベルアップを目指しましょう。オープン後も引き続きアンケートは設置しておくべきです。新メニューなどを導入した際は、アンケートの内容を具体的な質問項目に変更してアンケートをお願いすると、より正確な意見を得ることができます。
　アンケートを実施するにあたり注意したいことは、回答者にとって答えやすい内容になっているかどうかです。質問項目が抽象的すぎると、回答もぼんやりしたものになってしまいます。質問内容は具体的に、そしてお客様が回答しやすいよう選択肢を用意するといった工夫も必要です。フリーワード回答だとなんて書けばよいか迷われる場合が多いです。フリーワード回答は必要に応じて設置しましょう。

招待状で告知しよう

　レセプションやプレオープンを開催する際、きちんとした招待状を作成することが大切です。最近では、メールやSNSなどで簡単に案内を済ませてしまう方もいますが、お世話になった方や取引先の方々をお招きするのですから、正式な書面で招待しましょう。文面は、時候の挨拶からはじまり、開業を迎えられたこと、協力いただいた感謝と、引き続きのご支援をお願いする内容をしたためましょう。日時や場所、アクセス方法や地図なども記載してください。招待状をお送りするのは手間がかかるものですが、その分おもてなしの心を感じていただけます。忙しいオープン前の合間を縫って、心を込めて準備しましょう。