アルバイトのシフト管理はどの業種のオーナーにとっても、抱えている人数が多くなるほど、大変な作業になります。
出勤できるか否か確認する作業はもちろん、希望シフトの提出をお願いしても、期限を過ぎているのに未提出の従業員もいるでしょうし、シフト作成作業が効率的に行えないという事もしばしば起こります。
効率の良いシフト管理をするためには…
シフト管理とは？
簡単に言ってしまえば、勤務体制を維持したり、管理したりするのが、「シフト管理」です。
従業員の出勤日と休日の調整はもちろんのこと、書き入れ時や、世間の休日などに合わせて、必要な時に必要なだけの人員を投入する采配が求められることもあります。
また、意外にもシフト管理の難易度は高く、シフト管理がうまくできるか、否かで売り上げに影響を与えてしまう可能性もあるのです。
シフト管理を簡略化するメリットとは
シフト管理と言っても、立派な業務の1つであるため、簡略化するということには複数のメリットが期待できます。
シフト管理を簡略化することでどんなメリットが期待できるのでしょうか？
シフト管理を簡略化するメリットについて見ていきましょう。
業務の効率化
店舗の営業時間がはっきり決まっている場合は、同じ曜日の同じ時間といった勤務体制も多いです。しかし、コンビニや飲食店、ホテルなどのように、24時間勤務となる店舗では、同じ曜日・同じ時間という勤務体制ではなく、月によってまたは日によって異なることも多いため、シフト管理が大変です。しかし、シフト管理を簡略化できると、シフト管理に費やす作業を減らすことができるため、業務の効率化につながり、ほかの業務に取り組む時間を確保しやすくなるでしょう。
人員配置の最適化
効率の悪いシフト管理の場合には、人手が足りているのに忙しかったり、セールで人手が不足しているのに適切な人手を確保できていないなどのトラブルが生じる可能性があるので注意が必要です。しかし、シフト管理を簡略化することで、曜日や時間帯ごとに適切な場所に適切な人員を確保できるようになります。忙しい日なのに人員が足りない、忙しくない日なのに人手が多すぎるといった状況を防ぐことができるため、現場の不満が溜まりにくいだけでなく、無駄なコストの削減にもつなげることができるでしょう。
給与計算におけるミスの軽減
IT化がどんどん進んでいる現代でも、店舗経営を行っているオーナーやシフト管理の担当者がアナログである場合には、紙でシフト管理を行っている可能性があります。データでシフト管理する場合は、データが消失してしまうリスクがあるため、紙でシフト管理することが悪いというわけではありません。しかし、時間通りに出勤したかどうか、休んだかどうかといった出勤管理が疎かになる可能性があるほか、給与計算の際にミスが発生する可能性があります。給与計算のミスが何度も続くようであれば、スタッフの信用を失ってしまい、スタッフが辞めてしまうかもしれません。シフト管理を簡略化させてしっかりとシフト管理ができていれば、スタッフが辞めてしまうことを未然に防ぐことができるほか、無駄なコストの削減につなげることができるでしょう。
コンプライアンスの遵守
コンプライアンスとは、法令だけでなく企業が社会的責任を果たして、事業を継続させるのに必要な基準や規範を遵守することです。オーナーやシフト管理の担当者が勘違いするのが、正社員のみ有給休暇を与えればよいと思っている点です。有給休暇制度は、法律で定められている制度で、勤務日数が少なく、勤務時間が短いアルバイトでも、有給休暇が与えられます。シフト管理の簡略化を行うことで、コンプライアンス違反があっても早期発見できる可能性が高まるため、店舗経営におけるリスク軽減につなげることができるでしょう。
失敗しないシフト管理の方法とは？
シフト管理のリーダーを決める
バイトリーダーを決め、そのリーダーが責任を持って、シフトを組むようにする方法です。
この時、シフト管理を業務のひとつとして、お願いするようにしましょう。
その理由として、シフト管理は労力のいる作業です。
他作業の合間にやるよう指示してしまうと、バイトリーダーに大きな負担がかかってしまうことがあるからです。
シフトの希望日の提出期限を早めに設定
ギリギリになって出勤日や休日を調整しようとすると、人手が欲しい時にアルバイトが集まらないなど、お店の営業面で打撃を受けてしまいます。そうなれば、当然お客様に迷惑がかかり、お店の評判が悪くなってしまうということも。余裕をもって、シフト調整が出来るようにしておきましょう。
メンバー編成に注意する
アルバイトの人数が多くなるほど、当然、人間関係という問題が出てきます。スタッフの性格や、スタッフ同士の関係性などを把握しておくことも重要です。もちろん、複雑な人間関係など一切ない職場が理想的ではありますが。
エクセルによる管理
エクセルとは、パソコンでよく使われている計算ソフトの1つです。エクセルは表計算ができることから、各スタッフの勤務時間や月の合計勤務時間などを自動で算出することが可能です。エクセルを使ってシフト管理を行う場合には、最初にフォーマットを作成しておけば、月が替わっても毎月作成し直す必要がないため、シフト管理の手間を省くことができます。シフト管理のベースが仕上がっているため、スタッフの新規の雇用や退職にも即座に対応できるため、利便性が高いと言えます。また、エクセルは表計算を行うだけでなく、グラフ作成も可能です。文字だけでなく、視覚的にもわかりやすいグラフでシフト管理できるため、業務効率を上げることにつながるでしょう。
カレンダーによる管理
カレンダーによる管理と言っても、壁掛けのカレンダーや卓上カレンダーでシフト管理を行うというわけではありません。最近は、年配の人でもスマホを持つ機会が増えたため、機能性の高いスマホのカレンダーを活用してシフト管理を行うということです。代表的なものとして、Googleカレンダーが挙げられます。Googleカレンダーは日にちごとに情報を入力できるだけでなく、1時間ごとにも入力することが可能です。これをうまく活用すれば、手軽にシフト管理を行うことができます。Googleカレンダーは、無料アプリであるため、シフト管理にかかるコスト削減につなげることができるほか、他のスタッフと共有できるため、利便性が高いと言えるでしょう。
勤怠管理ツールによる管理
エクセルやカレンダーは、シフト管理専用のものではないため、入力ミスなどが発生する可能性があります。一方、勤怠管理ツールを活用した場合には、シフト管理専用のものであるため、入力ミスといった人的ミスを防ぐことにつなげることが可能です。基本的には、勤怠管理ツールは有料であるため、導入するにはコストが発生していました。最近では、スマホの無料アプリとして登場しているため、手軽に勤怠管理ツールが導入できるようになりました。無料アプリを活用する際は情報漏洩の危険性もあるため、リスク対策に力を入れることを忘れないようにしましょう。
シフト管理クラウドツールを導入
現在ではシフト管理クラウドツールというものが数多く登場し、スタッフも管理者もオンラインで入力・管理が可能となっています。
スタッフの公休を合理的に決める機能をはじめ、さまざまなお役立ち機能が搭載されています。
文／canaearu編集部
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