社員のモチベーションアップやコミュニケーションの手段として有効な社員旅行。福利厚生の一環として、社員から費用を徴収せずに行っている企業もあるのではないでしょうか。その社員旅行費は「経費」として計上することが認められているのでしょうか。
社員旅行費を「経費」として計上するために
社員旅行に掛かった費用を「経費」として計上するためには、国税庁から「福利厚生費」として認められる必要があります。従業員に対する結婚や出産、病気見舞い金、香典など会社から支給されるもので、世間一般の常識の範囲でマナーや習慣として適切な金額が福利厚生費に該当します。社員旅行の費用には飛行機やバス、電車など移動に掛かる交通費や宿泊費、食事代が挙げられます。また、会社全体の旅行はもちろん、部や課の単位での社員旅行も経費として認められます。
社員旅行が福利厚生費として計上できる条件
4泊5日以内の旅行期間である
社員旅行が福利厚生費として認められるには、日程が4泊5日以内のものまでとされています。海外旅行の場合は現地での滞在日数のみで計算し、移動中は旅行日数にカウントされません。
従業員の過半数が参加している
社員旅行を部署ごとであったり、支店・工場ごとに行ったりする場合は、その職場の中の人数の50％以上が参加している必要があります。
会社が負担する金額が「社会通念上、一般的に行われている範囲内」である
社員旅行の費用が高額になった場合、福利厚生費ではなく賞与の一部として扱われます。その場合、費用として計上できず課税の対象になるおそれがあります。具体的な制限や規定はありませんが、一般的な金額の目安として1人あたり10万円以内におさえましょう。
旅行の内容が「社会通念上、一般的に行われている範囲内」である
会社の負担額が一般的であっても、旅行内容があまりに豪華であった場合には福利厚生費として認められない場合があります。
福利厚生費として計上できないパターン
参加者が限定された旅行
役員や営業メンバーのみなど、参加者が限定される旅行の場合には福利厚生費として計上できません。ただし、上記のように部内・課内や工場・支店単位で旅行する場合は問題ありません。
旅行内容の業務性が強い場合
自社の表彰式への参加、目標達成の景品としての旅行などは給与・賞与としてみなされ、徴税の対象になります。あくまで、社内レクリエーションの一環としての旅行のみが福利厚生費として計上可能です。
換金性が高い商品で支給する
旅行費用を旅行券やクーポン券など、換金性の高いアイテムで支給した場合、賞与の一種とみなされ、福利厚生費用として認められない場合があります。
接待などを目的とした旅行の場合
取引先への接待などが目的の旅行は、福利厚生費として計上できません。接待旅行の費用は「接待交際費」に分類されます。この場合は旅行全体が接待とみなされ、交通費や宿泊費などのすべてを接待のための費用として計上する必要があります。
自己都合で不参加の社員に旅費相当額を支給する場合
「自己都合で不参加の社員」に金銭を支給した場合、参加者に対しても同等額が給与として計上され、徴税の対象となります。なお、取引先とのトラブル解消やシフトの都合など会社の業務で不参加の社員に対して旅行の実費相当額を支給した場合には、不参加者への支給のみ給与・賞与として計上されて徴税の対象になります。
福利厚生費として計上するために必要なもの
社員旅行の費用を福利厚生費として計上するためには、それが社員旅行の際に発生したことを証明する書類が必要です。そのため、請求書や日程表などは必ず保存しておきましょう。また、現地の集合写真や施設のパンフレットなども証明として有効なため、旅行中は幹事などが代表してきちんと保管しておきましょう。
文／canaeru編集部
