2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行されました。「電子帳簿」という単語にピンとこない経営者も多いかもしれませんが、電子取引での書類を電子データで保存することが義務化されるなど、飲食店にとっても対応不可避な法改正が盛り込まれています。
短期的には人的・金銭的コストが必要で、経営者にとっては頭の痛い事態かもしれませんが、長期的に見ればさまざまなメリットも。業務の効率化やコスト削減を果たすために、何よりデジタル化が進む社会をキャッチアップするために、より良い対応のポイントを解説します。
目次
2022年1月施行の「電子帳簿保存法の改正」とは？
まず「電子帳簿保存法」について説明しましょう。これは国税関係帳簿や国税関係書類を、PDFなどの電子データで保存するための要件を定めた法律です。
国税関係帳簿には総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳などが、国税関係書類には損益計算書、貸借対照表、契約書、見積書、請求書、領収書などが該当します。
本来、これらの国税関係帳簿・書類は、紙で保存されるのが決まりでした。しかし、保存コストや事務作業の負担軽減、紙資源の保護等の観点から、電子データでの保存を認めるため、1998年に施行されたのが電子帳簿保存法です。電子データは紙と違って物理的に存在するものではなく、改ざんも容易なため、厳密なルールを法律で定める必要があったのです。
以降、時代の変化やIT技術の進歩に合わせて何度かの改正がされ、インターネット上での電子取引や、それに伴う書類が電子データとして発行されることも増えてきました。しかし、現在でも国税関係帳簿・書類は紙での保存を原則とする企業も多く、デジタル化が進む時代との逆行は否めません。
そこで電子データ保存にまつわるルールを再度見直し、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等」を目的に行われるのが、今回の改正なのです。
電子データの3つの区分
電子帳簿保存法では、電子データの保存を3種類に分けています。その内容を、以下に見ていきましょう。
■電子帳簿等保存
会計ソフトなどで自分が電子的に作成した国税関係帳簿・書類を、紙に出力せず、電子データのままで保存することです。
■スキャン保存
こちらは電子帳簿保存法とは反対に、取引先から紙で受け取った国税関係書類をスキャ二ングして、PDF等の画像データとして保存することです。
■電子取引データ保存
電子的に授受した取引、つまり電子取引の情報をデータで保存することです。領収書や請求書など、通常は紙でやりとりする内容を、データでやりとりした場合に該当します。
そもそも「電子取引」ってどんなものが当てはまる？
「電子取引」と聞くと、なにやら仰々しいものを想像しがちですが、実は私たちの周りにあふれていることをご存じでしょうか。例えば、備品を購入する際にネット通販を利用して、領収書を紙で受け取らずに電子データの形でダウンロードすれば、これも立派な電子取引になります。
つまり、紙を一切利用・媒介しない形での取引は、すべて「電子取引」になるのです。
電子帳簿保存法では、具体的に以下の行為を電子取引として定めています。
・ 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
・ インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷（いわゆるハードコピー）を利用
・ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
・ クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
・ 特定の取引に係るEDIシステムを利用
・ ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
・ 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
今回の電子帳簿保存法改正の3つのポイント
では、今回の電子帳簿保存法改正で、着目すべき事柄とは何なのでしょう？ 以下、3つのポイントにまとめてみました。
■電子データ保存要件の緩和
国税関係帳簿・書類を電子データで保存する場合、これまでは事前に税務署長への申請と承認が必要でしたが、今回の改正により不要になりました。
電子帳簿等保存における要件も大幅に緩和され、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）に従って記録されており、最低以下の3つの要件を満たせば電子データでの保存が可能になります。
1. 操作説明書等のシステム関係書類を備え付けること
2. 電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよび操作マニュアルを備え付け、画面・書面に生整然とした形式および明瞭な状態で速やかなに出力できること
3. 税務職員による質問検査権に基づく電磁波記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること
（3に関しては他の要件を満たしていれば不要になる場合もあります）
スキャナ保存においては適正事務処理要件が廃止され、改ざん等の不正防止のために定められていた「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止のための社内規定の整備」が不要となります。つまり、一度スキャンしてしまえば、原本の紙書類はすぐに廃棄できるということです。
また、タイムスタンプ要件も緩和され、従来は「3営業日以内」に必要だったタイムスタンプ付与が「最長2カ月と概ね7営業日以内」に変更されました。スキャナで読み取る際の「受領者の自著」も不要になり、「記録の訂正や削除時に、その事実や内容を確認できるシステムを使用する場合」は、タイムスタンプ自体が不要になります。
3項目ある検索要件についても、記録項目は「日付・取引金額・取引先」の3つに限定されました。さらに「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」の残り2項目も、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合は不要になります。
タイムスタンプおよび検索要件の緩和については、電子取引データ保存にも同様に適用されます。
■電子取引における電子データ保存の義務化
そもそも電子帳簿保存法は、これまで紙で保存されていた国税関係帳簿・書類を、「電子データで保存するのであれば、このルールに則ってください」と規定したもの。当然、従来どおりに紙で保存したとしても、なんの問題もありませんでした。
しかし今回の改正で、電子取引においては、電子データでの保存が義務化されることになりました。つまり、電子取引で発生した書類は電子データのままで保存せよ、ということ。電子データ化されている書類を出力し、紙の形で保存することは、原則として不可能になったのです。
そして、電子データのまま保存するためには、前述のタイムスタンプ・検索などの要件が厳しく定められています。例えば書類をメールで受け取ったとして、それを単にフォルダに保存しただけでは、税法上の書類としては認められないのです。
中小企業にとって、それらに対応するシステムを構築するのは非常に負担が大きく、時間も労力も必要なもの。そのため、こちらは2023年12月31日まで2年間の猶予期間が設けられることになりました。裏を返せば、この2年の間に全企業が準備を整えなければいけないということです。
■不正があった場合の厳罰化
さまざまな緩和措置によって、電子データ保存のハードルが下がった代わりに、不備があった場合のペナルティが重くなりました。
スキャナ保存もしくは電子取引で保存された電子データに関して、不正（隠蔽や改ざん）があった場合、その事実に関しての申告漏れに課される重加算税が10％加重されることになります。
電子データはどうやって保存しておけばいいの？
それではペナルティを受けず、適正に電子データを保存するためには、どうしたら良いのでしょうか？
電子取引データ保存の場合、必要なのが「可視性の要件」と「真実性の要件」を満たすことです。可視性とは、保存されたデータを検索・表示できること。真実性とは、保存されたデータが改ざんされていないことです。
「可視性の要件」は、以下の3つになります。
1. 電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよび操作マニュアルを備え付け、画面・書面に生整然とした形式および明瞭な状態で速やかなに出力できること
2. 電子計算機処理システムの概要書（マニュアル）を備え付けること
3. 検索機能を確保すること
1と2は、これがクリアできなければ電子取引自体ができないので、問題ないでしょう。3はスキャン保存の検索要件と同様で、
・「日付・取引金額・取引先」で検索できること
・日付または金額の範囲指定により検索できること
・2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
の3つになり、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合、下2項目は不要になります。
そして「真実性の要件」は、以下4つのうち、いずれかに対応することです。
1. タイムスタンプが付されたデータを受け取る
2. 受け取ったデータに速やかにタイムスタンプを付し、保存者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3. 記録の訂正や削除時に、その事実や内容を確認できる、もしくは訂正や削除を行えないシステムで取引・保存する
4. 不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、運用する。
まず、1は現実的ではないでしょう。すべての取引先がタイムスタンプを付与した書類を送付することを前提としているからです。2はタイムスタンプの付与に対応したシステムが、3は訂正・削除の履歴を管理できるシステムの導入が必要になります。一番ハードルが低いのは4でしょう。安易な訂正・削除を行わないように社内でのルールを定めれば良く、事務処理規定のひな型についても国税庁のWebサイトからダウンロードが可能です。
参考資料（各種規定等のサンプル）｜国税庁公式サイト
飲食店は専用システムの導入を検討しよう
飲食店の場合、取引先からの請求書や納品書といった書類も、現状では紙がほとんどでしょう。国税関係帳簿・書類はすべて紙保存で、電子取引で生じた書類もプリントアウトで処理してきたという経営者も少なくないはずです。
しかし、2年間の猶予期間が終了した2024年1月1日からは、電子取引における書類は「可視性の要件」と「真実性の要件」を満たした上で、すべて電子データの形で保存しなければなりません。マンパワーで乗り切ることも可能ですが、人的コストの削減や業務の効率化といったメリットを考えると、要件を満たすシステムの導入を考えるのが得策でしょう。
現在、電子帳簿保存法に対応したサービスは多数リリースされており、その種類も経理・請求管理システム、会計システム、帳簿管理システムなどさまざま。形態もパソコンにソフトウェアをインストールするパッケージ型、インターネットでサービスにアクセスするクラウド型があり、どちらにもメリット・デメリットがあります。
システムの選択にあたり、店舗の営業規模や経理手法、担当者の状況、予算などに加え、ポイントに置いてほしいのがJIMA認証。これは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度で、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存それぞれの要件を満たしたシステムが取得できます。電子取引データ保存の要件に対応しているものは「電子取引ソフト法的要件認証」を受けており、JIMA認証済みソフトの一覧は国税庁のWebサイトでも公開されています。
JIIMA認証情報リスト｜国税庁公式サイト
対応が遅くなりがちな飲食業界。社会のデジタル化に備え、今から対策を！
これまで帳簿・書類を電子データ保存してこなかった店舗が多いであろう飲食業界にとって、否応なく対応が迫られる今回の法改正は、厄介に思えるものかもしれません。しかし、ビジネスでもDX化が進む現代において、効率的な店舗運営を果たすために電子取引は必須。電子取引を排除して経営を成り立たせることは、まったく現実的ではないでしょう。
社会のデジタル化は止まることなく、それに対応した法整備も今後どんどん進んでいくことが予想されます。紙保存が完全に認められなくなり、すべての帳簿・書類の電子データ保存が義務づけられる未来も、そう遠いものではないかもしれません。
2023年10月からはインボイス制度も施行され、会計処理がより煩雑となることは必須。それに伴い増大する手間や人的コストを解消するためにも、システムの導入で経理の電子化・効率化を進めておくことは、短期的なコスト負担を踏まえてもメリットのほうが十二分に大きいと思われます。
紙保存の猶予期間が終了するのは2023年12月31日。それまでに現在の会計業務の実態を把握し、自店舗に必要なシステムを構築すべく、早めに準備を開始されることをお勧めします。
参考記事：インボイス制度が飲食店に与える影響とは？必要な知識を一挙解説！
ライター：清水素子
早稲田大学商学部卒業後、女性向けコミック／小説誌、音楽誌の編集を経てフリーランスのライター＆編集に。エンタメ系からビジネス系まで幅広く執筆中。
この記事の監修
株式会社USEN/canaeru 開業コンサルタント
○会社事業内容
IoTプラットフォーム事業・音楽配信事業・エネルギー事業・保険事業・店舗開業支援事業・店舗運用支援事業・店舗通販事業。
○canaeru 開業コンサルタント
銀行出身者、日本政策金融公庫出身者、不動産業界出身者、元飲食店オーナーを中心に構成された店舗開業のプロフェッショナル集団。
開業資金に関する相談、物件探し、事業計画書の作成やその他の店舗開業における課題の解決に取り組む。
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