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【2026年最新】紙の保存は原則NG？店舗で対応すべき「電子帳簿保存法」のポイント

【2026年最新】紙の保存は原則NG？店舗で対応すべき「電子帳簿保存法」のポイント_記事画像

日々の店舗運営で発生する領収書や請求書などの経理書類は、電子帳簿保存法（電帳法）というデータ保存のルールに従って管理する必要があります。
2024年1月に電子取引データの保存が完全義務化され、2026年現在では猶予措置も終了し、税務調査でのチェックが厳格化しています。いざ店舗を開業して経理作業を進めるとなると、何から手をつければよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
今回は2026年現在の完全義務化という背景と電子帳簿保存法について、店舗で求められる実務対応の手順や注意点を交えて解説します。

目次

電子帳簿保存法とは

店舗の経理業務をデジタル化するうえで、避けて通れないのがデータ保存のルールです。
制度の概要や最新の決まりについて、実務に直結するポイントを整理していきます。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、原則として紙での保存が義務付けられている国税関係書類を、データで保存することを認める法律です。日々の経理業務で扱う帳簿や書類を対象としており、ペーパーレス化による業務負担の軽減やコスト削減を主な目的としています。初めて対応する際は難しく感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば着実に準備を進められます。
この制度が必要になった背景には、社会全体のデジタル化推進があります。これまで紙ベースで行われてきた帳簿保存の仕組みを見直し、経済活動をよりスムーズにする狙いが込められています。紙の保管スペースが不要になれば、店舗の限られた空間をより有効に活用できるのは嬉しいメリットです。
対象となる事業者は、規模を問わず法人から個人事業主まで幅広く含まれます。つまり、飲食店やサロンを開業し、所得税などの申告を行うすべての方が対象です。まずは、店舗の運営でどのようなお金のやり取りが発生するかをイメージし、手元に残る書類の種類を洗い出してみましょう。

2024年1月から完全義務化｜電子帳簿保存法の最新ルール

電子帳簿保存法における3つの区分のうち、メールやECサイト等でやり取りする「電子取引データ保存」が2024年1月1日から完全義務化されました。ここからは、いつ、何が必須になり、何がNGになったのかを具体的に整理していきます。
もともとは2022年1月の法改正から2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が設けられており、それが2023年12月末で終了したという経緯です。2024年に新たな法改正があったわけではなく、令和5年度税制改正を根拠として予定通り義務化がスタートしました。このタイミングを境に、対応の分かれ道が明確になっています。
2023年12月までの改正前は、メールやクラウドで受け取った請求書や領収書などの電子データを紙に印刷して保存することが認められていました。しかし、2024年1月以降の改正後は、電子データのまま保存することが原則として義務付けられ、紙への印刷保存だけではNGとなっています。普段からネット通販で備品を買う機会が多い方にとっては、日々の運用を見直す大きなきっかけになる部分です。
対象となるのは、法人・個人事業主を問わず、原則すべての事業者です。ただし、売上規模が一定以下の小規模事業者には、検索要件の緩和や新たな猶予措置も用意されています。要件としては、タイムスタンプや事務処理規程などによる真実性の確保と、取引年月日・金額・取引先で検索できる可視性の確保が求められます。
なお、電子帳簿等保存とスキャナ保存については2024年以降も任意のままとなっています。慌ててすべての書類を電子化しなければならないわけではないので、まずは落ち着いて対応の優先順位をつけていきましょう。
2026年現在も、制度の内容は2024年に義務化されたルールがそのまま継続しています。細かな要件や最新の運用状況については、国税庁の一問一答や特設サイトで適宜チェックする習慣を持っておくと安心です。

電子帳簿保存法の特徴・重要性｜対象書類と保存要件を確認

実際の店舗運営において、どの書類をどのようにデータで残すか迷う方は多いはずです。
電子帳簿保存法が持つ特徴や重要性を踏まえ、対象となる書類の範囲や、守るべき保存ルールの具体的な中身について解説します。

電子帳簿保存法の対象書類一覧｜請求書・領収書・契約書・見積書は対象？

電子帳簿保存法で対象となるのは、店舗の経営や経理に関わる身近な書類のほぼすべてです。日々の営業で必ず扱う請求書や領収書も含まれるため、まずはご自身のお店にどのような書類があるか把握して全体像を掴んでいきます。
具体的に保存が求められる書類は、大きく4つの種類に整理できます。1つ目は売上帳や仕入帳などのお金の流れを記録した国税関係帳簿、2つ目は貸借対照表や棚卸表といった決算期に作成する決算関係書類です。
3つ目は店舗運営でよくやり取りされる請求書や領収書などの取引関係書類、4つ目はメールで受け取ったPDFの請求書などの電子取引データが該当します。
紙で受け取った書類と、最初からデータで受け取った書類とでは、法律上の保管ルールが異なります。今の段階では、どの書類をどのような形式でやり取りしているか、一度手元を分類しておくだけでも十分な準備になります。

電子帳簿保存法の対象外になる書類

すべての個人事業主や法人が対応を求められる電子帳簿保存法ですが、すべての書類が電子化の義務を負うわけではありません。対象外となるものを把握しておけば、どこから手をつけるべきか優先順位が見えてきます。
対象事業者は、所得税や法人税の申告を行うすべての法人と個人事業主です。一方で対象外となる書類には、手書きで作成された国税関係帳簿や、電子取引で授受していない書類などが挙げられます。
例えば、紙で受け取った棚卸表や貸借対照表、手書きの売上伝票などは、電子保存の対象から外れます。こうした紙の書類については、引き続きそのままバインダーなどに保管しておくことが認められています。
無理にすべての紙書類をスキャンしてデータ化しようとすると、かえって日々の業務負担が増えてしまう部分です。まずは店舗でのやり取りを振り返り、電子データと紙の書類を仕分けておくことから進めてみてください。

保存期間・検索要件・ファイル名ルールなど電子帳簿保存法の要件

電子データとして残す際は、税務調査などの際にすぐに内容を確認できる状態にしておく必要があります。ただ単にPDF化してパソコンのフォルダに入れるだけでは、法令の基準を満たせません。
実務で押さえるべきは、保存期間・検索要件・見読性・真実性という4つの要素です。保存期間は法人が原則7年、個人事業主も青色申告なら原則7年となります。見読性として、ディスプレイやプリンタで速やかに明瞭に確認できる保存方法が求められます。
また、真実性を確保するための改ざん防止措置も不可欠です。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの導入、あるいは事務処理規程を定めて運用するといった対応から自社に合うものを選びます。
さらに、取引年月日・取引金額・取引先名の3項目で絞り込める検索要件も満たさなければなりません。専用システムを使わない場合は、ファイル名を「20260715_株式会社〇〇_10000.pdf」のように規則的に変更する運用で対応できます。

電子帳簿保存法に対応するメリット

法令への対応と聞くと手間ばかりが気になりますが、ペーパーレス化は店舗の経理業務を身軽にする大きなチャンスでもあります。
電子帳簿保存法に対応することで得られる3つの具体的なメリットについて解説します。

クラウド・会計ソフトで経理業務を効率化できる

新しい制度と聞くと、対応の手間が増えるだけだと感じるかもしれません。しかし、クラウド型の会計ソフトをうまく活用すれば、かえって日々の経理作業は楽になります。
かつては電子化の前に税務署への事前申請が必要でしたが、近年の税制改正によって条件が大きく緩和されました。今では個人店舗でも手軽に導入できる環境が整っています。専用のシステムを使えば、スマートフォンで領収書を撮影したり、取引を入力して記録するだけで、要件を満たしたデータ保存が完了します。
わざわざ紙に印刷してファイリングする手間や、ファイル代、保管スペースも不要になります。店舗の運営に集中できる時間を作るためにも、自動で保存できるソフトの活用を検討してみてください。

書類の保存にかかるコストやスペースの削減につながる

紙の書類を電子データに切り替えると、物理的な保管場所が不要になります。店舗内の限られたスペースを圧迫していたバインダーやキャビネットを減らせるのは、大きなメリットといえるでしょう。
ペーパーレス化によって、印刷代や用紙代、郵送費といった日々の経費も抑えられます。毎月少しずつの出費でも、年間を通すとまとまった金額の節約につながります。
電子化したデータの保存先は、導入する仕組みによって異なります。クラウドサービスを利用する場合は提供事業者のクラウドサーバーに、オンプレミス型のシステムを利用していれば店舗内のサーバーや外部ハードディスクなどに保存されます。まずは店舗の規模に合った運用方法を探してみてください。

電子帳簿保存法の導入によりセキュリティ向上につながる

データとして扱うようになると、紛失や盗難のリスクは紙よりも抑えやすくなります。物理的な持ち出しが難しくなるため、大切な情報を守りやすくなるのは大きな利点です。
一方で、電子化に合わせて情報セキュリティ向上のための対策をしっかりと考えていく必要があります。アクセス権限の設定やパスワード管理など、システム上のルールを整える手間はかかります。ただ、こうした仕組みを一度導入してしまえば、結果的に店舗や社内全体のセキュリティ向上にも役立ちます。
安全な環境が整うことで、スタッフの意識も自然と変わってきます。まずは利用する会計ソフトやクラウドサービスのセキュリティ機能を、一度確認するところから進めてみましょう。

電子帳簿保存法のデメリット・注意点

業務の効率化などメリットが多い一方で、導入の負担や運用で気をつけるべきポイントも存在します。
手戻りを防ぐためにも、電子帳簿保存法へ対応する際のデメリットや注意点について解説します。

導入時の課題がある

新しい制度に対応するにあたり、どうしても避けて通れないのがコストや手間の問題です。ここを事前に把握しておかないと、後から負担が重くのしかかりかねません。
まず直面するのが、初期費用やシステム導入コストです。法要件を満たすために専用のクラウドサービスや会計ソフトを活用するのが一般的ですが、初期の導入費用や毎月数千円から数万円のランニングコストが継続的に発生します。
また、ツールを導入すれば終わりというわけではありません。保存したデータを適切に管理するため、ファイル名の付け方や改ざん防止の規程など、明確な運用ルールを定める必要があります。スタッフ全員にルールを浸透させる手間も、導入時の大きな壁となります。

社内教育が必要になる

新しいシステムを入れただけでは現場は回りません。ここでスタッフへの周知や教育が漏れてしまうと、かえって日々の業務が混乱しやすいものです。
電子帳簿保存法に対応するシステムを導入したら、実際にそれを扱う社員に向けた教育が欠かせません。例えば、領収書のアップロード方法やファイル名の付け方といった具体的な作業手順を、店舗のスタッフへ正確に伝える必要があります。
あわせて、誰がいつデータを確認するのかといった運用ルールの整備や、これまでの業務手順の見直しも進めておきたいところです。まずは一部の担当者でテスト運用をしながら、少しずつ新しいやり方に慣れていく形をおすすめします。

違反すると罰則が与えられることがある

対応が漏れてしまうと、手元に残るお金に影響するリスクがあります。個人事業主にとって特に痛手なのが、電子取引データの保存不備等による青色申告の承認取り消しです。特別控除が受けられず欠損金の繰越もできない実務上の不利益が生じます。ただし、国税庁は事実だけで直ちに取り消すのではなく、違反の程度を踏まえて判断します。
少しのミスで過剰に焦る必要はありません。一方、通常の保存ミスとは異なり、隠蔽や仮装など悪質な不正が認められた場合は、通常の重加算税へさらに10％が上乗せされます。また帳簿の記載不備等による会社法上の過料が科されるケースもありますが、法人が対象であり個人事業主は対象外です。余計な出費を防ぐためにも正しい仕組みを整えましょう。

電子帳簿保存法の3つの区分と保存方法

電子帳簿等保存とは、会計ソフトで作成した帳簿をそのままデータで残す区分のことです。
普段からシステムを使っているなら、移行のハードルは決して高くありません。以下では、この区分を含む3つの種類と保存方法を解説します。

1.電子帳簿等保存

3つの区分のうち、基本となるのが電子帳簿等保存です。ご自身の店舗で利用している会計ソフトなどに目を向けると、対応のイメージが湧きやすくなります。
日々の経理業務を思い返してみてください。この区分は、最初から最後までコンピュータで作成した帳簿などをデータで保存する仕組みです。対象書類には、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿が入ります。貸借対照表といった決算関係書類も対象です。会計ソフトやExcelで自作したデータがここに当てはまります。
実は、この区分に該当する書類を必ずデータ化しなければならないわけではありません。急いで運用を変える必要がないため、焦らなくても問題ない部分と言えます。
制度上この区分への対応は任意であり、従来通り紙に印刷して保存することも認められています。ただし、手書きで作成した帳簿類はそもそもデータ保存の対象外となるルールです。まずは自店舗の帳簿をどのような方法で作っているか、一度確認しておくことが確実な手順となります。

2.スキャナ保存

取引先から紙で受け取った書類を、スマートフォンやスキャナで読み取ってデータとして残すのがスキャナ保存制度です。この方法を取り入れれば、かさばる紙保存のままファイリングする手間や保管スペースを大きく省けます。
対象となる書類は、資金や物の流れに直結する重要書類と、それ以外の一般書類の2つに分類されます。重要書類とは、領収書・契約書・請求書などが該当します。一方の一般書類は、見積書や注文書などのことです。ここを混同すると保存のルールが変わってくるため、まずは店舗で扱う書類をこの2種類に整理してみてください。
データを保存する際は、改ざんを防ぐための要件を満たす必要があります。具体的には、書類を受け取ってから一定期間内にタイムスタンプを付与する、もしくは訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムなどで保存するといった決まりです。重要書類と一般書類では入力期間の制限などが一部異なるため、利用する会計ソフトがどの要件に対応しているか、導入前に確認しておくことがスムーズに進めるポイントです。

3.電子取引データ保存

店舗の開業や運営にあたり、もっとも気をつけなければならないのがこの区分です。2024年1月1日以降、電子取引のデータ保存は完全に義務化されており、法人・個人を問わずすべての事業者が対応を求められます。
具体的には、取引先からメールに添付されて送られてきたPDFの請求書や、備品を購入した際にクラウドサービスからダウンロードした領収書などが対象になります。また、業者との間でEDI（電子データ交換）システムを通じてやり取りした受発注データも電子取引に該当します。これらを紙に印刷して残すことは原則として認められず、必ずデータのまま保存しなければなりません。
こうしたデジタル上でのやり取りは日常の業務で頻繁に発生するため、ルールを知らないまま放置すると、後からまとめて処理する負担が重くのしかかります。まずは、普段の業務の中でどのような形でデータを受け取っているか、日々の手順を一度洗い出しておくことが確実です。

店舗・個人事業主が電子帳簿保存法へ対応する手順

いざ制度に対応しようとしても、何から手をつければよいか迷う方も多いのではないでしょうか。
店舗や個人事業主がスムーズに電子帳簿保存法へ対応するための具体的な手順を、5つのステップに分けて解説します。

STEP1 保存制度ごとの区分を確認する

まずは、自店舗の書類がどの保存制度に当てはまるのかを整理します。ここをあやふやにして進むと、不要なシステムにコストをかけてしまうことになりかねません。
制度は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3区分です。自社作成の帳簿は電子帳簿等保存、紙で受け取った領収書の画像化はスキャナ保存、メール等でのやり取りは電子取引データ保存に該当します。
特に店舗でよく使うスキャナ保存は、書類の重要度で要件が変わります。領収書などの重要書類は、最長2か月とおおむね7営業日以内に入力し、カラーかつ200dpi以上で保存する決まりです。
一方、見積書などの一般書類は適時入力が認められ、カラーまたはグレースケールで200dpi以上という条件になっています。領収書などの重要書類は期限が厳しいため、いつスキャンするのか店舗での運用ルールを早めに決めておくのが確実です。

STEP2 社内取引の内容を確認する

保存制度の区分を把握できたら、次は現在行っている社内の取引状況を具体的に確認するフェーズに入ります。ここを曖昧にしたままシステム導入へ進むと、後から現場の運用が回らなくなる原因になりやすい部分です。
はじめに、日々発生している社内取引のなかから、電子帳簿保存法に関わる書類をすべて洗い出していきます。紙で受け取っているのか、メールやWeb経由で取得しているのか、現状の受け渡し方法を確認するのが確実な手順です。
書類の洗い出しが終わったあとは、確認した3つの区分別に取引を分類します。そして、それぞれどのように電子データ化していくかを検討していく流れです。どこにどんなデータがあるかを整理することで、次にやるべきことの輪郭がはっきりしてくるはずです。
すべての書類を一気に電子化しようとすると、時間も手間もかかり途中で作業が滞る恐れがあります。まずは発行枚数や受け取る機会の多い請求書、あるいは領収書から手をつけてみてください。身近な書類から優先して電子データ化を進めるのが、無理なく移行するポイントです。

STEP3 データの保存場所や方法を決める

社内の取引内容が整理できたら、次はそのデータをどこに、どうやって保管するかを定めます。ここは運用ルールを曖昧にしたまま進めると、後で特定の領収書が見つからず慌てる原因になりやすい部分です。
電子データの基本的な保存場所としては、パソコンの内蔵ハードディスクや自社の共有サーバーなどが挙げられます。個人事業主や小規模店舗なら、まずは手元のハードディスクやクラウドストレージを活用するのが手軽です。
単にデータを保存するだけでなく、後から改ざんされていないと証明する措置も求められます。具体的な方法として、データにタイムスタンプを付与するか、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用して保存する必要があります。
要件を満たしたクラウドソフトを導入すれば、保存場所の確保と改ざん防止の仕組みを同時に整えられます。店舗の予算や日々の経理にかける手間を考慮して、無理なく継続できる運用方法を選定していきましょう。

STEP4 業務フローの見直し

データの保存場所や方法が決まったら、日々の経理作業をどう進めるかという業務フローを整えていきます。ここを後回しにしてしまうと、あとから書類の保存漏れや二重処理などのミスが生じやすくなるため注意が必要です。
最初のステップとして、誰がどのタイミングでデータを保存するのかを明確にします。例えば、仕入れ先からメールで届いた請求書を、いつ会計ソフトにアップロードするのかといった具体的な流れを決めるイメージです。
次のステップでは、スタッフからの経費精算などの申請ルートを整備していきます。立て替えた領収書をスマートフォンで撮影して提出する場合、紙の原本をいつ破棄するのかというルール決めも欠かせません。
最後のステップとして、構築した業務フローが実際の店舗運営の負担にならないかを確認します。複雑すぎるルールは現場の混乱を招く原因になります。まずは無理なく続けられるシンプルな運用から定着させていく形が安心です。

STEP5 事務処理規定などを作成する

店舗での対応手順における最終工程は、運用ルールを明確にするための事務処理規程の作成です。システムや新しい業務フローが整っても、ルールが曖昧ではミスが起きてしまいます。電子データを改ざんせず適正に保存するため、しっかり明文化しておく段階です。
とはいえ、専門的な用語が並ぶ規程をゼロから自力で作るのは、大変な労力になります。国税庁のホームページには、個人事業主や法人向けの事務処理規程のサンプルが公開されています。自店舗の実態に合わせてひな形を一部書き換えるだけで完成するため、ぜひ参考にしてみてください。
規程とあわせて、スタッフ向けに日々の運用マニュアルを作成し周知することも大切です。誰がどのタイミングで、どのようにデータを保存するのかといった具体的な手順をまとめておきます。現場の全員が同じルールを共有できれば、日々の経理業務で迷う場面がなくなります。

電子帳簿保存法に関するよくある質問

電子帳簿保存法への対応を進める中で、細かな疑問が出てきて手が止まることもあるのではないでしょうか。
店舗経営や個人の経理実務において特につまずきやすい、よくある質問とその回答を解説します。

電子取引の要件は送信側は対応しなくてもよい？

電子取引のデータは、受け取った側だけでなく送信した側にも要件に沿った保存が必要です。自分が送った請求書や領収書の控えも、電子データのまま残しておかなければなりません。
これまで控えを紙に印刷してファイリングしていた場合は、運用の見直しが必要になります。紙での保存は原則として認められないため、専用フォルダやシステムなど、データの保管場所を新しく決める手順が生じます。
送る側の対応はつい盲点になりやすく、後から控えが見つからずに焦りかねない部分です。請求書を発行する業務フローの中に、データを指定場所に保存するルールを最初から組み込んでおきましょう。

電子取引に関連する文書の保存期間は？

電子取引で受け取った請求書などのデータは、原則として確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間は保存しなければなりません。これは紙の書類であっても電子データであっても同じ期間が定められています。いつ税務調査の連絡が来ても慌てずに対応できるように、年度ごとにしっかり区切って保管しておく体制を整えることが大切です。
ただし、法人において、青色の繰越欠損金が生じた事業年度については、例外として10年間の保存が必要です。赤字を翌期以降に繰り越す場合は、より長期の管理が求められると覚えておきましょう。なお、この10年ルールの対象は法人のみです。個人事業主であれば欠損金の繰越があっても対象外となり、基本ルールの7年間で問題ありません。ご自身の店舗の事業形態に合わせて、どの期間のデータ保存が必要になるのかを一度確認してみてください。

電子取引情報を紙で保存していたら罰則はありますか？

電子取引データを紙に印刷して保存し、元のデータを残さないのは原則として要件違反にあたります。法令上、データは電子のまま保存することが義務づけられているためです。
ただし、紙保存の事実だけで直ちに青色申告の承認が取り消されたり、経費が否認されたりするわけではないと国税庁は示しています。相当の理由があり、税務調査時にデータと出力書面を提示できれば猶予措置の対象になりえます。罰則を心配しすぎて身構えていた方も、まずは少し安心できる部分です。
注意点として、隠蔽や改ざんなど悪質なケースでは重加算税が10%加重されるペナルティが存在します。猶予に甘えず、早めに正しいデータ保存の仕組みを整えておくのが確実な対応策となります。

FAXで受信出力した書類は電子取引情報になりますか？

FAXで受信出力した書類が電子取引情報になるかは、お使いの複合機やFAXの受信設定によって分かれます。普段どのように受信しているか、一度振り返ってみてください。
まず、FAXを受信した際に機器の機能を利用し、PDFなどの電子データとして保存・転送している場合は電子取引に該当します。このケースでは、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が必要です。データがどこに届く仕組みなのか、流れを整理しておきましょう。
一方、受信した内容がそのまま紙でプリントアウトされる機器であれば、紙の書類としての保管が認められます。店舗の複合機がどちらの設定になっているか、まずは実機の動きをチェックしておくと安心です。

電子帳簿保存法に対応できるシステムとは？

電子帳簿保存法に対応するには、業務内容や扱う書類に合わせて主に会計システム、経費精算システム、文書保管システムの3種類が活用されています。店舗の規模や現状の課題に合わせて選ぶのがポイントです。
日々の売上や経費の記帳を効率化したい場合は、会計システムが適しています。従業員の立替精算が多い店舗なら、経費精算システムを導入すると領収書のやり取りがスムーズになります。
また、取引先からの請求書や契約書などのデータを安全に保存することに特化するなら、文書保管システムが便利です。まずは自店舗でどの作業に一番手間がかかっているかを確認しておきましょう。

国税庁の一問一答や最新情報はどこで確認できますか？

国税庁の一問一答や最新情報は、国税庁の公式サイト内にある特設ページで確認できます。ここには、電子取引やスキャナ保存といった区分ごとの詳しいガイドラインや、実務でよくある疑問をまとめた一問一答集が用意されています。
法令の解釈や運用ルールで迷った際は、まずこのページにあたるのが一番確実な進め方です。ネット上の解説記事は時期によって内容が古くなることがあるため、最終的な判断を下す場面では、国税庁が発信している最新の情報を直接確認する習慣をつけておきましょう。

まとめ｜電子帳簿保存法は早めの対応が重要

電子帳簿保存法の対応は、後回しにすると直前で慌てる原因になります。電子取引データの保存義務化という基本を押さえ、まずは現状の業務フローを見直す作業が必要です。
店舗経営者が最低限やるべきことは、データの保存ルールを決めることです。クラウド型の会計ソフトをうまく導入すれば、日々の経理作業にかかる手間や時間を大きく減らせます。

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